Indebida solicitud de cuenta de cobro y otros elementos para pago de contratos

Los principales “cuellos de botella” frecuentes en la administración pública están relacionados con la inclusión de pasos y procedimientos innecesarios para la gestión de un trámite al interior de la organización, retardando la cadena de los procesos de producción institucional, congestionando las áreas con documentos infructuosos y generando más gastos y costos tanto para la administración como para el cliente/ciudadano, lo cual redunda en bajos estándares de productividad y calidad e ineficiencia administrativa.

Entre las dificultades más reincidentes en cuanto a requerimientos innecesarios podemos destacar la solicitud de cuentas de cobro y otros requisitos inútiles para procedencia de pago a contratistas, es muy común escuchar y/o identificar que en los procedimientos de pagos a contratos en las organizaciones se suelen requerir entre otros, los siguientes documentos: cuenta de cobro, informe de actividades, informe de supervisión, constancias de aportes de seguridad social y copias de: contrato, cédula, certificado de disponibilidad presupuestal CDP, registro presupuestal RP, Registro Único Tributario RUT, Pólizas, Estampillas; y algunas veces van más allá: certificados de antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.

No obstante a la desproporción que representa la solicitud de unos catorce (14) documentos en promedio, estos son solicitados en igual número de veces que los pagos establecidos en el término del contrato; es decir, si el contrato de prestación de servicios es a doce (12) meses, la entidad requiere y acumula en sus archivos el mismo número de copias de cédula, contratos y todos los demás.

Frente a lo anterior, es necesario acotar las siguientes consideraciones regladas en la administración pública enmarcada dentro de los objetivos del buen gobierno, la racionalización de trámites y procedimientos administrativos y, la política nacional de eficiencia administrativa y cero papel.

a) Respecto de la solicitud de Cuenta de Cobro:

Desde la expedición del Decreto 2150 de 1995 (hace 22 años) fue abolida la solicitud de cuenta de cobro en Colombia. A través de ese acto, modificado por el artículo 19 de la Ley 962 de 2005, dirigida también a suprimir y regular los procedimientos o trámites innecesarios en la administración pública, se establece que, “para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, o las privadas que cumplan funciones públicas o administren recursos públicos, no se requerirá de la presentación de cuentas de cobro por parte del contratista”.

Desde el punto de vista contable, la cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán ser tomados del Registro Único Tributario RUT, documento que identifica plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de utilidad, puesto que la información para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes puede extraerse del RUT.

En conclusión, la exigencia de presentación de cuentas de cobro carece de sustento legal, va en contravía con una política del Estado colombiano de supresión de trámites y documentos innecesarios o superfluos; tampoco constituye un soporte de carácter fiscal o contable.

b) Respecto de los demás documentos señalados en párrafos precedentes como soportes para pago de contratos:

De conformidad con lo preceptuado en el artículo 9 del Decreto 019 del 2012, cuyo objetivo es suprimir, minimizar e imprimir celeridad a los procedimientos y actuaciones frente a la gestión estatal, el legislador ha sido categórico al afirmar que, “cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación”. En ese sentido, resulta irracional requerir al contratista para cada uno o más pagos, copia de contrato, cédula, RUT, CDP, RP, pólizas, estampillas entre otros, toda vez que debieron ser aportados previamente por el contratista para la legalización o perfeccionamiento del contrato, máxime en aquellos casos en que el generador de los insumos requeridos es la misma entidad contratante por lo que se presume inverosímil tal solicitud.

Son únicamente requisitos para pago de contratos los siguientes: informe de actividades, informe de supervisión, comprobación de pago de seguridad social y las pruebas de ejecución del contrato (evidencia, productos, registros).